Sr. Executive Administrative Assistant

Lieu: United States - Field based

Fonction: Administration & Others

Compagnie: Vifor Pharma

Votre profil


Responsibilities:

Reporting to the President, Vifor Pharma US, the Sr. Executive Administrative Assistant (Corporate) assists the President with team management and ensuring that the team is supported and is operating and functioning at a high level. In addition, the Sr. Executive Administrative Assistant provides coaching and direction to US admin community on best practices in the US organization and how to best optimize time to ensure the US business is running efficiently. This individual administers projects across the corporate organization that are highly visible to the CEO or that are high priority and require special support.


Tasks:

Provide High-Level Effective Support to US President
- Support executive, organizational, and team meetings.
- Provide complex and diverse logistical and content support for senior leadership meetings and presentations, e.g., Board of Directors, Vifor business reviews, US LT Meetings, etc.
- Manage select projects as needed for team members and consultants where appropriate.
- Prepare and submit expense reports for approval as appropriate.
- Coordinate travel, hotel, and ground transportation as needed.
- Think steps ahead of the executive to anticipate their needs in advance, and promptly provide effective solutions.

Prioritize Across All Departments and C-Suite Deliverables
- Streamline administrative tasks from the departments into one company-wide process.
- Coordinate large scale projects internally with the US Administrative Assistant team.
- Set up purchase orders for internal routing; proactively manage as needed to get them through the system in a timely manner.
- Create and format PowerPoint and Visio presentations.
- Provide document management support, including activities such as proofreading, scanning, printing, labelling, filing, and shipping.
- Compile and distribute materials for presentations and training sessions.
- Identify and communicate opportunities for process and quality improvements.


Qualifications:
 
The knowledge and skills necessary to perform the duties of this position are typically acquired through the following combination of education, experience, and knowledge, or the equivalent:

Minimum Requirements
- 10+ years of working as an administrative assistant; with minimum 5 years of experience supporting C-level and/or Senior Vice President-level executives and above.
- Worked in a global capacity and across a global organization. 
- Experience coaching and developing other admins. 
- Mastery of Microsoft Office programs (e.g., Word, Excel, PowerPoint) and Outlook (calendar management program); experience working with Concur (travel/expense system) is desirable.

Preferred Requirements
- BA/BS degree preferred.
- Prefer candidates based in CST or EST for optimal global collaboration.

A propos de nous

Chez Vifor Pharma, nous utilisons nos compétences, notre dévouement et notre d’esprit entrepreneurial afin d’offrir des solutions innovantes dans les domaines de la carence en fer, de la néphrologie et des traitements cardio-rénaux et d’aider les patients du monde entier à mener une vie meilleure et plus saine. C’est la raison qui nous motive à nous rendre au travail chaque jour.
Vous sentez-vous à même de participer à la création d’un monde meilleur en effectuant un travail qui aura un impact ? En tant qu’entreprise pharmaceutique d’envergure mondiale, nous vous offrons l’opportunité de faire partie d’une équipe internationale dont la passion et l’engagement sont récompensés par des opportunités de développement professionnel et personnel. Pour en savoir plus: viforpharma.com/career.

Ce que nous offrons

Nous œuvrons certes dans le but de soutenir les patients, mais nous faisons également en sorte que nos collaborateurs puissent s’épanouir sur le plan professionnel et personnel et veillons à leur bien-être. Nous témoignons notre gratitude et notre reconnaissance par le biais de bénéfices attractifs qui sauront améliorer votre qualité de vie, vous permettront de vous développer, de vous épanouir et de bâtir votre carrière chez nous.

Ces bénéfices comprennent:

  • Une culture d’entreprise ouverte et inclusive encourageant la créativité et permettant d’exprimer son potentiel individuel, en sécurité, que cela soit dans les laboratoires, sur les sites de production, sur le terrain ou dans les bureaux;
  • Des opportunités d’apprentissage qui vous permettront d’étendre l’ensemble de vos compétences en vous concentrant sur l’efficacité de l’entreprise et votre développement personnel, les compétences liées au leadership et au management, et bien plus encore;
  • Un environnement de travail flexible, la possibilité de travailler à domicile et une politique avantageuse concernant les vacances;
  • Des plans attractifs de participation financière, adaptés selon la région, qui offrent une sécurité supplémentaire aux collaborateurs à chaque étape de leur vie, incluant des régimes de retraite, des plans de participation et des plans d’épargne.

Rejoignez la communauté de talents Vifor Pharma

Si le rôle décrit ci-dessus ne semble pas correspondre à votre expérience ou à vos objectifs de carrière mais que vous souhaitez tout de même rester en contact et en apprendre davantage sur Vifor Pharma et vos futures opportunités professionnelles, rejoignez notre communauté de talents Vifor Pharma.

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