Sr. Executive Administrative Assistant

Ort: United States - Field based

Funktion: Administration & Others

Firma: Vifor Pharma

Ihr Profil


Responsibilities:

Reporting to the President, Vifor Pharma US, the Sr. Executive Administrative Assistant (Corporate) assists the President with team management and ensuring that the team is supported and is operating and functioning at a high level. In addition, the Sr. Executive Administrative Assistant provides coaching and direction to US admin community on best practices in the US organization and how to best optimize time to ensure the US business is running efficiently. This individual administers projects across the corporate organization that are highly visible to the CEO or that are high priority and require special support.


Tasks:

Provide High-Level Effective Support to US President
- Support executive, organizational, and team meetings.
- Provide complex and diverse logistical and content support for senior leadership meetings and presentations, e.g., Board of Directors, Vifor business reviews, US LT Meetings, etc.
- Manage select projects as needed for team members and consultants where appropriate.
- Prepare and submit expense reports for approval as appropriate.
- Coordinate travel, hotel, and ground transportation as needed.
- Think steps ahead of the executive to anticipate their needs in advance, and promptly provide effective solutions.

Prioritize Across All Departments and C-Suite Deliverables
- Streamline administrative tasks from the departments into one company-wide process.
- Coordinate large scale projects internally with the US Administrative Assistant team.
- Set up purchase orders for internal routing; proactively manage as needed to get them through the system in a timely manner.
- Create and format PowerPoint and Visio presentations.
- Provide document management support, including activities such as proofreading, scanning, printing, labelling, filing, and shipping.
- Compile and distribute materials for presentations and training sessions.
- Identify and communicate opportunities for process and quality improvements.


Qualifications:
 
The knowledge and skills necessary to perform the duties of this position are typically acquired through the following combination of education, experience, and knowledge, or the equivalent:

Minimum Requirements
- 10+ years of working as an administrative assistant; with minimum 5 years of experience supporting C-level and/or Senior Vice President-level executives and above.
- Worked in a global capacity and across a global organization. 
- Experience coaching and developing other admins. 
- Mastery of Microsoft Office programs (e.g., Word, Excel, PowerPoint) and Outlook (calendar management program); experience working with Concur (travel/expense system) is desirable.

Preferred Requirements
- BA/BS degree preferred.
- Prefer candidates based in CST or EST for optimal global collaboration.

Über uns

Bei Vifor Pharma setzen wir all unser Fachwissen, unser Engagement und unseren Unternehmergeist dafür ein, innovative Lösungen in den Bereichen Eisenmangel, Nephrologie und kardiorenale Therapien zu entwickeln und Patienten auf der ganzen Welt damit ein besseres und gesünderes Leben zu ermöglichen. Dies motiviert uns, Tag für Tag unserer Arbeit nachzugehen.
Wollen auch Sie sich für eine bessere Welt einsetzen und mit Ihrer Arbeit zu etwas Bedeutendem beitragen? Wir bieten Ihnen als global agierendes Pharmaunternehmen die Chance, in einem weltweiten agierenden Team mitzuwirken, in dem die Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung ganz Ihrer Leidenschaft und Einsatzbereitschaft entsprechen. Mehr erfahren Sie auf viforpharma.com/career.

Was Sie von uns erwarten können

Wir kümmern uns nicht nur um das Wohl der Patienten, sondern auch um die berufliche und persönliche Weiterentwicklung und das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden. Unsere Wertschätzung und Anerkennung Ihrer Arbeit drücken sich in attraktiven Leistungen aus, die Ihren Lebensstandard verbessern und Ihnen Entwicklungsmöglichkeiten, berufliche Perspektiven und die Möglichkeit einer ganz persönlichen Karriereplanung in unserem Unternehmen bieten.

Einige Beispiele:

  • eine offene, sichere und integrative Unternehmenskultur, die Kreativität fördert und individuelles Potenzial erschliesst; sei es in Laboren, Produktionsstätten, im Aussendienst oder in den Büros
  • die Chance zu lernen und Ihre Fähigkeiten weiter auszubauen – mit Schwerpunkten auf geschäftliche und persönliche Leistungsfähigkeit, Führungs- und Managementkompetenzen und vieles mehr
  • ein flexibles Arbeitsumfeld, Homeoffice-Möglichkeiten und interessante Urlaubsregelungen
  • attraktive, regional angepasste Mitarbeiterbeteiligungsprogramme, die unsere Mitarbeitenden in jeder Lebenslage zusätzlich absichern, wie Pensionspläne, Beteiligungsmodelle und Sparpläne

Treten Sie der Vifor Pharma Talent Community bei

Die oben genannte Funktion entspricht nicht Ihren Erfahrungen oder Karrierezielen, Sie möchten aber dennoch mit uns im Kontakt bleiben und mehr über Vifor Pharma und künftige Karrieremöglichkeiten in unserem Unternehmen erfahren? Dann treten Sie der Vifor Pharma Talent Community.

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