Assistant administratif (h/f) - Genève

Ort: Switzerland - Meyrin/Geneva

Funktion: Administration & Others

Firma: OM Pharma

Ihr Profil

Dans le cadre de notre croissance mondiale continue, nous sommes à la recherche d’un Assistant administratif (h/f) pour notre site de production biotech de Genève. A ce poste, vous rapportez à l’Office Manager et intégrez une équipe pluridisciplinaire de 5 personnes. Dans ce cadre, vous traitez les différentes tâches administratives qui vous sont confiées tout en veillant à respecter les délais établis, de manière à soutenir, entre autres, l‘équipe de direction des opérations techniques. Vos responsabilités principales sont les suivantes :
  • Organiser les réunions d’équipe, les inspections des autorités de santé et audits de partenaires, les conférences en ligne et les ateliers collaboratifs internes / externes
  • Préparer le matériel pour les présentations (présentations PowerPoint, posters Visio)
  • Participer à des réunions, le cas échéant, rédiger des comptes rendus et suivre l'avancement des tâches
  • Traduire des documents techniques 
  • Mettre à jour les procédures opérationnelles ou SOP (Standard Operating Procedures)
  • Passer les commandes et effectuer les réceptions dans X3 ; faire le suivi des factures  
  • Organiser et assurer le suivi de différents types d'activités : rapports mensuels et indicateurs clés de performance, revue qualité et suivi des CAPA
  • Gérer les tâches administratives de routine (archivage, numérisation, signatures…)
  • Apporter un soutien à l'Office Manager pour la coordination des événements internes et externes : commande de restauration, gestion de la logistique pour les salles de réunion, réservation d'hôtels, etc.
Pour mener à bien cette mission, nous recherchons une personne ayant le profil suivant:
  • Formation supérieure dans le domaine commercial ou administratif
  • Minimum 5 ans d’expérience à un poste similaire, idéalement au sein du secteur pharmaceutique
  • De langue maternelle française avec de très bonnes connaissances de l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit) ; des connaissances en allemand sont un atout
  • Maîtrise de MS Office et Adobe Acrobat, à l’aise avec l’utilisation d’un ERP (X3 de préférence)
  • Fortes compétences organisationnelles et capacité à prioriser de multiples tâches avec une excellente attention aux détails et à la confidentialité
  • Grande aisance rédactionnelle et verbale
Vous vous décrivez comme une personne flexible, fiable et orientée service. Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches en simultané et de garder votre calme dans les situations stressantes. Vous savez respecter les délais grâce à votre approche structurée, votre capacité d’anticipation et votre proactivité. Enfin, vous faîtes preuve d’un excellent relationnel et vous vous distinguez par votre esprit d’équipe.  

Cette opportunité vous intéresse ? Transmettez-nous au plus vite votre candidature et rejoignez les équipes d’OM Pharma !

Über uns

OM Pharma is a global Geneva-based Biotech company. It is a leader in the prevention of recurrent respiratory and urinary tract infections and is also active in the treatment of vascular diseases.

It operates worldwide through a strong network of international partners and continues to invest into R&D to develop microbial derived immunotherapeutic products addressing acute and chronic immunological disorders resulting from infections and inflammation. OM Pharma is operating to highest Good Manufacturing Practice (GMP) standards which rely on a high level of Biotech competencies and experienced teams.

The company strives to help patients around the world to live better lives by allowing access to a better management of infectious diseases and immunological imbalances.
For more information, please visit: ompharma.com.

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