Assistant administratif et réceptionniste (H/F) 100% - Genève

Location: Switzerland - Meyrin/Geneva

Function: Administration

Company: OM Pharma

Marilda Martins

International Talent Acquisition Specialist

+41 58 851 67 69

Agency Policy

About You

Afin de compléter notre équipe, nous recherchons aujourd’hui notre nouveau/nouvelle assistant/e administratif/ve et réceptionniste. A ce poste très polyvalent, vous répondez directement à notre Office Manager et faites partie d’une équipe de 3 personnes. Au quotidien, votre activité se compose de 50% de tâches administratives, notamment liées à la gestion des voyages, et 50% de réception, où vous gérez l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et collaborateurs. Vos missions sont les suivantes:

Tâches administratives:
  • Gérer et organiser les déplacements professionnels conformément aux règlements de l’entreprise (vols, billets de train, réservations d'hôtel, locations de voiture, demande de visa, etc..)
  • Entrer et vérifier les coûts associés dans le programme “Concur”
  • Organiser des réunions et événements internes et externes
  • Soutenir dans les tâches administratives telles que les commandes de fourniture de bureau, de cartes de visite, etc
Accueil et réception:
  • Gérer et transmettre les appels téléphoniques internes et externes
  • Accueillir les visiteurs, fournisseurs et collaborateurs pendant les heures d’ouverture de la réception
  • Tenir à jour la liste des entrées et sorties des visiteurs et éditer les badges
  • Fournir diverses prestations (réservation de taxis, gestion des équipements mis en ressources via Outlook, etc)
  • Gérer et transférer de manière appropriée et aux personnes internes concernées les courriers, mails et fax réceptionnés
Nous recherchons une personne avenante et chaleureuse amenant les compétences suivantes:
  • Une formation administrative comme un CFC Employé/e de commerce ou équivalent
  • Vous disposez d’une solide expérience en réception et en gestion des voyages
  • Vous maîtrisez parfaitement la langue française aussi bien à l’oral qu’à l’écrit et possédez de très bonnes connaissances en anglais oral et écrit. Des connaissances en allemand sont un atout
  • Vous êtes à l’aise sur les outils usuels MS-Office
  • Une excellente présentation et le port de l’uniforme sont requis pour ce poste
  • Une personne disposée à travailler à 100% avec des horaires fixes
Vous êtes flexible et appréciez de travailler au sein d’une équipe tout en étant capable d’assurer vos missions de manière autonome. Vous vous décrivez comme étant une personne orientée solutions et organisée, dotée d’un sens des responsabilités important.

About Us

OM Pharma, integrated in Vifor Pharma and a company of the Galenica Group, is a biotech firm specialised in products for infectious diseases/OTX. Vifor Pharma is a world leader in the discovery, development, manufacturing and marketing of pharmaceutical products for the treatment of iron deficiency. Additionally, the company offers a diversified portfolio of prescription medicines as well as over-the-counter (OTC) products. Headquartered in Zurich, Switzerland, Vifor Pharma has an increasingly global presence and a broad network of affiliates and partners around the world.

For more information about Vifor Pharma and its parent company Galenica, please visit www.viforpharma.com and www.galenica.com.

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